Empresas desconhecem negociações de contratos de software

A Arte da Negociação de Contratos de TI: Dicas para Empresas de Médio e Grande Porte

Vivemos em uma época onde racionalizar custos é a ordem e readequar são sinônimos para otimização de investimentos. É o que nos ensina o manual básico de administração de empresas sempre que os mercados se retraem. O que os gestores das empresas nacionais ainda não perceberam, e isso tem várias causas, mas uma delas é a cultura tecnológica do menor preço e do menor esforço, formada na esteira de uma fracassada reserva de mercado iniciada na década de 80, é que dentro de suas organizações não existem negociadores hábeis a “comprarem” tecnologia e aqui, vou me referir, neste artigo, principalmente, ao mercado de software. 

A dinâmica e a velocidade com que se impõem novas aplicações de software, principalmente agora, onde cloud computing acelera a competitividade entre as corporações, faz com que os consumidores de tecnologia comprem por impulso, desrespeitando etapas importantes do processo de aquisição de uma determinada tecnologia. Na sua grande maioria, a necessidade de compra de um software é gerado por uma área de negócios que pressiona e terceiriza esta responsabilidade á área de TI e, que, em algum momento, divide a tarefa do processo com um setor de suprimentos/compras para sua conclusão. Em algumas vezes, de forma tímida, a área jurídica é envolvida para se pronunciar quanto ao contrato escolhido. E, na maioria das vezes, o parecer é simplório, carente de tecnicidade e é executado, mais como uma tarefa maçante que não discute as bases negócio e os objetivos que levaram a área de negócio a se interessarem por tal serviço. Infelizmente era a última fronteira para garantir os interesses da organização e, fatalmente, se não corrigido a tempo, vai gerar forte impacto futuro por escolhas e decisões tecnicamente mal diagnosticadas.

Querem testar ? Façam a pergunta á área jurídica, depois a suprimentos e depois a área de TI da sua empresa e questionem, por exemplo, qual é o prazo de validade técnica do ERP que a empresa adota e porque o prazo é aquele ? Talvez vocês descubram que nem prazo de validade técnica exista no contrato atual e talvez recebam respostas que careçam de todos os fundamentos técnicos e jurídicos que a sua organização mereça e que, garanto, vai trazer sérios custos adicionais associados após a implantação de tal tecnologia por não se ter questionado, debatido e alinhado no momento da negociação a existência desta cláusula contratual e seu prazo.

Todas estas áreas trabalham, na maior parte do tempo, desconexas nas organizações. Cada uma olha objetivos distintos e indicadores próprios que pouco tem a ver com o objetivo da área de negócio, adquirente e futura usuária da tecnologia contratada. Mas as organizações os elegem para negociação de vulto e os responsabilizam por tal ações. Será que estão preparados para isso ? A compra de um software ( seja on-premise ou em ambiente nuvem) é na verdade a aquisição de uma série de direitos e deveres de uso em relação ao fabricante de um determinado título, ou seja, adquirem um contrato, que por se tratar de forma atípica em nosso ordenamento jurídico, não é assinado expressamente ( apenas tacitamente) e na maioria das vezes se perfectibiliza com a instalação do produto ou com a sua ativação na nuvem, feita, não pelo presidente ou procurador da empresa, mas sim por um técnico de TI. Reparem no tamanho das consequências deste ato.

Acontece que as pessoas responsáveis por tal aquisição e negociação são, na sua ampla maioria, completamente leigas quanto ao assunto de contratos de software ou licenciamento propriamente dito; Qual é curso de graduação que os ensinou isso ? Em Tecnologia da Informação desconheço, em Direito sequer é cogitado e em Administração muito menos. Então, estão a mercê, apenas da sua capacidade de serem autodidatas. Assim, duvidam que um mesmo produto ou título pode ser adquirido de várias maneiras distintas, seja como produto ou como serviço, desconhecem a lei de software brasileira, sequer sabem o que é um part-number, não confrontam as propostas com o contrato do fabricante, aliás, mais grave ainda, sequer lêem um contrato de software, antes da sua aquisição, e é extremamente comum, que o comprador da empresa, já inicie o seu pedido de orçamento se desculpando ao vendedor por não conhecer nada "daquilo" quando solicita orçamentos a empresas fornecedoras.

Qual a chance de se estar fazendo uma boa aquisição, quando este é o formato padrão das organizações quando negociam contratos de software ?

Se é este o modelo comportamental para negociar tecnologia de software, então, neste momento, a empresa para quem esta pessoa trabalha, sem, saber, está correndo, pelo menos, dois grandes riscos: aumentar custos consideravelmente, que somente serão percebidos, alguns meses ou anos após a sua aquisição por diversas razões ( tema de um futuro artigo) ou jogar a empresa no terreno da ilegalidade "inconsciente" criando um passivo de licenças de software sem precedentes e que culminará em uma futura auditoria do próprio fabricante que lhe “vendeu” a referida licença de software. Uma verdadeira bola de neve tecnológica.

É muito simples e fácil para quem está do outro lado, do lado fornecedor, se aproveitar, da ingenuidade dos negociadores, mesmo os "profissionais" treinados a obter o melhor preço e a massacrar os fornecedores com leilões de propostas, e torná-los reféns de seu próprio desconhecimento. Em licenciamento ou gestão de contratos de softwares, quase nunca, o melhor preço é o melhor contrato. Disso sabem muito bem alguns fabricantes, quando colocam com letras miúdas e com cláusulas de dupla interpretação, benefícios vendidos com destaques em seus instrumentos de marketing.

A dinâmica deste processo e a perda de dinheiro se acentuam quando a falta de atualização tecnológica invade a área de TI e estes negociam por conta própria sem apoio algum de outras áreas, pois quem faz a aquisição, agora, não é mais um profissional de suprimentos ou gestor altamente qualificado com ínúmeros MBA´s e sim um técnico, certificado em dezenas de tecnologias, que não possuí a habilidade e o blefe de um negociador, pois ele entende que conhece tecnologia e só isso já lhe basta. Mais uma perda para as organizações que se concretizará logo adiante.

Aliás, indo além: O poder público é o campeão em desperdício de recursos orçamentários quando resolve adquirir, negociar e licenciar software. Os editais não especificam a aquisição sob o ponto de vista comercial, ou seja, a melhor opção de compra existente no mercado, mas sim, apenas do ponto de vista do usuário que deseja o produto. Então encontramos editais que simplesmente solicitam o produto X, sem qualquer especificação mais profunda e sem detalhar qual é o melhor contrato de acordo com a sua necessidade. Hoje, um mesmo software hoje, pode ser adquirido, sob a ótica de vários modelos contratuais diversos, com valores que variam de 10% a 200% entre eles. Infelizmente não se investe tempo na preparação da aquisição. É fácil copiar um edital, na base do CTRL-C/CTRL-V e publicar aquilo se entende adequado para aquele momento já que em outro órgão aquilo funcionou. Porque o planejamento da aquisição é tão violentado deste modo ? Uma das causas, mas não a única, é a ausência de negociadores hábeis e conhecedores das tecnologias que seriam alinhadas as suas necessidades.

Então como saber qual é a melhor forma de aquisição para uma determinada necessidade ? Seria simples a resposta, se houvesse um pouco de organização, processo estruturado, papéis definidos e controle sobre os ativos das corporações. Poupar milhares de reais em uma única aquisição, é possível sim, desde que pequenas premissas sejam atendidas. Entre muitas, cito duas(2), quase óbvias, para quem adquire softwares com licenciamento on-premise padrão, por exemplo: a ) toda empresa deveria ter um inventário físico, atualizado, informando que produtos são utilizados, como estão distribuído pelos servidores e de como o acesso interno/externo é feito por seus usuários; b) toda empresa deveria ter um controle atualizado dos seus contratos de softwares, notas fiscais e licenças feitas por pessoas especializadas e conhecedoras do assunto. A sua empresa possui estas premissas básicas ?

Estes controles exemplificados são primários para que haja solidez e preparo na negociação com qualquer fornecedor de software. Iniciar qualquer negociação ou renovação de contrato, sem estar ciente de seus direitos e deveres, prestes a serem contratados, é literalmente rasgar dinheiro da corporação. Torço para que, nossas empresas acordem, e rápido, para o desperdício que estão cometendo ao negociarem e se comportarem de forma totalmente equivocada, pois além da perda econômica direta, descumprem cláusulas contratuais, que a maioria sequer sabe que existe, e ainda correm o risco de serem surpreendidos e penalizadas por uma ação, de um fabricante qualquer, buscando indenização por perdas e danos. Aprimorar a maturidade do seu processo de negociação é o caminho. Não há outro !